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编者按：在当今生活节奏飞快的时代，我们对于工作效率的要求也在不断提升。高效工作不仅意味着减少频繁查看手机的行为，还需将手头任务按照紧急程度合理排序，并明确目标。换言之，当我们有意识地提升个人工作效率时，自然会思考如何实现更高效的团队协作，并在追求结果的同时，也备有应对突发情况的方案。本篇翻译来源于medium平台，作者为Joe Martin，原文题目为《提升工作效率的10大原则》。

在现今的工作与生活中，外部施加的压力促使我们必须提升工作效率，力求节省时间。鉴于时间等同于金钱，工作成果与业绩挂钩，我们不仅要投入工作，更要确保工作的效率。

在今天这篇文章中，我打算向大家介绍提高工作效率的十个原则。

提升效率有助于优化我们工作与生活的和谐，增强工作的满足感，提升个人的成就感以及对工作的自豪之情。然而，高效工作的理念虽易理解，实际操作却颇为不易。值得庆幸的是，我们能够掌握一些提升效率的方法，并付诸实践，从而实现自我蜕变。

1. 记住收益递减法则

谈及工作与效率的话题，我们必须认识到并非工具越多越能提升效果。据调查，企业中的业务人员平均需要运用60种不同的生产力工具来达到效率与工作的协调。不妨思考，每位员工掌握每一种工具所需耗费的时间，以及运用这些工具完成每一项任务所消耗的时间。

表面上这样做似乎让员工变成了全能型人才，然而实际上，这种做法带来的精力消耗远超所得收益。因此，我们得出结论：通过削减工具的使用数量，专注于掌握一些优质且操作简便的工具，可以显著提高工作效率。

2. 减少任务之间的切换

在工作流程中，任务转换往往成为耗时的行为之一。所谓任务转换成本，即从一项未完成的任务转向另一项未完成的任务过程中所耗费的时间。这种转换行为会极大地分散人的注意力，导致难以持续集中精力处理单一任务。尤其是在面对大量通知，且感到迫切需要处理这些通知引发的问题时，你可能会不经意间发现自己的工作效率显著下降。

RingCentral的研究揭示，我们每天平均在切换不同任务与工具时，所耗费的时间高达一小时（这相当于一年中32个工作日）。尽管关闭电子邮件窗口、打开项目管理软件，再切换回电子邮件窗口看似仅需片刻，但若考虑到重新集中注意力所需的额外时间，便不难发现其中潜在的损失所在。在任务转换时，实际耗费的时间与简单的页面切换并无显著关联，因为关键问题在于大脑需要多长时间才能重新辨识新的目标并集中精力。

与其在浏览器窗口或工具间频繁切换，不如集中精力处理单一任务。若在执行某项任务时感到疲惫，相较于重启另一项工作，我更建议您稍作休息，比如喝杯水、在办公室周围散步，或者暂时关闭笔记本电脑，暂时放下那些琐事。

3. 限制外部干扰

智能手机或许是我们时代最卓越的发明之一，然而，它们有时亦让人感到成为了一种困扰。众多人，或多或少地，都在承受着手机成瘾的煎熬，我们发现自己难以彻底摆脱社交媒体、短信、游戏以及其他我们频繁使用的应用和在线服务。所谓的“社交狂热者”或“错失恐惧症”的心态在某种程度上助长了这一潮流，然而，我们中的许多人可能只是在浏览Instagram，而非真正在处理工作上的待办事务。

你的手机或许正是导致你工作效率不高、拖延现象严重、似乎难以长时间集中精力的关键因素。鉴于此，你应当首先评估自己沉迷于手机的程度。多数智能手机具备追踪屏幕使用时间的功能，能让你了解到自己究竟花费了多少时间在屏幕上，以及这些时间是如何被消耗的。

若你难以戒除时常玩手机的习惯，不妨尝试运用屏蔽功能来控制对手机特定应用的访问。如此一来，即便你忍不住想要玩手机，也会因为客观条件的限制而无法如愿。

4. 效率应当由目标驱动

众多人效率不高的一个关键因素，在于他们缺少明确的目标。若我们不仅清楚自己的任务，还明白其背后的意义，我们的积极性便会显著提升。在努力达成某一目标的过程中，你或许会频繁思考自己为何要实现它。然而，若我们迷失了方向，对自身需求感到模糊，或是对于结果及后续行动感到困惑，那么我们便会丧失目标感。

多数人对于忙碌并不感到愉悦。我们渴望弄清楚我们的所作所为是否在为某个特定目标贡献力量，或是成为宏大愿景中的一部分。一旦在工作中失去了目标，工作效率便会急剧下滑。尽管有时这些情况是我们无法左右的，但为了提高个人效率，不妨回顾一下自己完成某项任务的目的，并将之转化为前进的动力。

5. 确定任务的先后顺序

效率低下（尤其是在角色转换方面）的关键因素之一在于我们可能不清楚应当先处理哪项任务，再着手哪项。若想摆脱拖延，确保在关键事务上实现突破，就必须对当前事务进行优先级排序。

确定手头任务的优先级，依据紧急程度进行排序，这或许是个不错的起点；然而，在权衡任务先后时，你或许能剔除那些看似无关紧要的事项。这样做不仅有助于明确首要任务，对后续任务的安排同样至关重要。

您可以根据个人需求设立一套优先级排序的准则，例如确定哪些任务对于提升您的工作效率至关重要。鉴于效率的高低因人而异，有的人会选择优先处理那些自己最不情愿完成的任务，之后再着手其他事务。对于某些人而言，将那些冗长且无趣的项目推迟至最后执行，有助于保持他们完成其他任务的充沛精力；同时，你还可以从现有的任务中挑选那些相对简单或更具吸引力的任务先行完成，以此来激发自己持续前进的动力。

6. 让大家和你合作，而不是跟你作对

我们都有过参加那些看似毫无价值（甚至看不到尽头）的会议的经历，与团队成员并肩工作时，有时甚至觉得亲自完成所有任务更为高效。尽管这类情形屡见不鲜，然而在多数组织中，协作却是一项不可或缺的流程。

为确保协作项目不会影响你的工作效率，公司内部需设立清晰的职责分配，并建立一套完善的工作流程或系统，以此保障任务的高效完成和问题的有效归类。

若能营造一个氛围，让同事们或管理层携手协作，共同提升工作效率，而非相互攀比，同时辅以高效的交流，那么团队的效能将实现显著提升。

7. 准备好备用方案

工作效率的另一个重要障碍在于，当任务未能依照预定计划推进时，往往缺少替代性的应对措施。在职场中，正如生活中所常见的那样，事情很少能完全按照预定的轨迹发展。为了确保在截止日期前完成工作或维持工作效率，了解在首个方案失败后应采取何种行动显得尤为关键。

若无替代计划，我们或许将耗费大量时光陷入迷茫，竭力思索究竟何处出了差错。随后，我们方会重新开始，构思全新的应对策略或制定新的行动方案。

因此，起初便应做好最不利的预期，以便在事情出现偏差时能明确应对之策，亦或是若需调整计划，也能迅速作出反应。

8. 知道该如何衡量效率高低

与众多其他业务领域相似，评估效率的优劣亦为必要。若你对如何评估效率感到困惑，或者至少不清楚高效的标准为何，那么判断自己的效率高低将变得较为困难。

在公司、行业以及个人层面，对效率的评估标准存在着显著差异，这是因为不同个体对于效率的理解各不相同。然而，关键在于确立一个衡量效率的统一标准，至少，每个人都应拥有一套个人期望或评价体系。

每天可以尝试缩短凝视手机屏幕的时长，在规定的时间内完成尽可能多的工作，亦或是记录下完成每一项任务所需的时间，并对不同任务的耗时进行对比。对于某些企业而言，效率的提升往往与金钱的多少直接挂钩，因此，若有机会，你还可以尝试估算因效率提高而节省（或赚取）的金钱总额。

9. 少一点盲目乐观

众所周知，那些乐观主义者，例如那些经常迟到的人，他们之所以如此，往往是因为他们对活动所需时间缺乏直观的认知和准确预估。提升效率的一种方法，可能是摒弃那些我们难以实现的承诺，同时，对自身能力、工作效率以及达成目标的时间节点，拥有更为现实和清醒的认识。

有时，若你对完成某项任务所需的时间估计过于乐观（这暗示你预估的时间偏少），可能会因急于完成任务而降低效率。亦或，你的关注点在于任务能否完成，而非工作本身的品质。因此，为了提升效率，你或许可以更实际地评估自己需要完成的活动及其所需时长。若你在更短的时间内顺利完成了这项任务，那么你便可以将它从当前的任务列表中移除。

10. 勤于动手做笔记

你是否曾在某次集会上感到收获颇丰，且觉得效率极高？在会上，你全神贯注，似乎提出了许多出色的观点或确立了众多行动计划。然而，你本以为能够将所有细节铭记于心，但次日清晨醒来，却发现那些曾经谈论的内容已尽数遗忘。

回想这些往事不仅对你个人而言是徒劳之举，对他人亦是如此，他们得放下正事来提醒你曾做过什么、说过哪些话。为了在高效会议结束后能迅速投入工作，你需学会记录要点，并确保在日后查阅这些笔记时，你能理解其含义并知晓如何着手完成相关工作。

提高效率的另一个妙招是，一旦有了灵感，就迅速将其简要记录。没有什么比在清晨家中品咖啡时萌生一个创意，却在午餐时分苦思冥想半小时仍无法回忆起具体内容更让人沮丧。只需几分钟记录下关键点，便能大幅缩减工作时间，这样的好事何乐而不为呢？

高效往往源于降低分心频率，并能准确判断事务的优先级和定位目标。在有意提升工作效率的过程中，你会思考采用何种生产力工具，注重提升团队协作效率，注重结果导向，并提前准备好应对突发情况的备用计划。

译者：喜汤