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作为一个单位的管理者,沟通占用了日常工作的一部分时间。
投入了时间,换来了期望的成果,这尚可算作是值得的。然而,有些情形下,尽管沟通耗费了大量时间,但执行效果却远未达标,这无疑增加了沟通的成本,同时也减少了工作的效率。
要降低沟通成本,是有一定的沟通技巧的。
01表达要准确和清晰
管理者在分配任务、提出具体要求时,务必做到精确无误且表述明确,绝不可含糊其辞,态度亦需鲜明。
必须明确告知下属具体行动要求、预期目标以及完成任务的期限,这些核心信息务必精确无误。应避免使用“可能”、“也许”、“差不多”、“大概”等模糊词汇,而应尽量采用能够明确传达信息和坚定立场的言辞。
态度必须果断,立场必须坚定。你传达的指令越明确,下属对你的要求就越清晰;你的决心越坚定,下属的行动就越果断。
初入职场之际,主管分配了一项任务给我,我遂询问:“这项任务应在何时完成?”
他说:“尽快!”
我正忙于一项正在进行中的任务,我认为“尽快”意味着迅速完成当前任务,于是立刻着手去执行他交代的另一项工作。
可是第二天早上他就问我:“昨天交给你的任务完成了吗?”
我回应说并非如此,并详细阐述了我的理由。他显得有些不悦:“这可是份紧急文件,你本应在昨天下午就交给我,我之前已经提醒你尽快处理,为何现在才交上来?”
后来我反思,假如主管当时明确要求:“务必在下班前完成!”我必定会立刻停下手中的事务,迅速投入到他交代的任务中去。
因此,确保表达的准确性与明确性,不仅能够提升交流的效率,同时还能显著降低误解的发生。
02善于倾听
聆听的目的是为了深入理解和全面把握真实状况,唯有如此,我们才能制定出更加合理的决策,便于下属们更好地执行。
管理者若能倾听,便能降低失误,并提升决策质量。倾听有助于管理者洞察下属的见解与需求,并主动作出反馈。擅长倾听的领导者能够迅速发现下属的优势,并为其创造发挥潜能的环境。倾听本身亦是一种激励手段,它能增强对方的自信与自尊,对其工作大有裨益。
我刚晋升为管理职位之际,部门中存在一名员工,其工作态度消极,缺乏进取精神,对待本职工作往往只是草草了事。
我多次对他进行指责,但他却置若罔闻。直至某次部门安排集体旅行,我特地与他同住一室,借此机会与他深入交流。
他坦诚地分享了自己的感受,我才意识到,正是前任经理那些简单而粗暴的行事方式,让他感到不公,认为即便付出努力,也难以获得理想的结果。
明白这一点后,我对他进行了公司规章的详尽阐述,同时表达了我对他能力的认可。不出所料,他的工作态度出现了显著的改善。
若未倾心聆听,未能洞察其问题之根本,即便与他交谈多次,亦徒劳无功。
03多鼓励少批评
杰出的管理者在平日与员工的交流中,往往以激励为主,批评为辅。
激励能够提振人的信念,而指责则可能打击人的斗志。根据相关研究,当一个人犯错并接受指责时,他们往往容易忽视批评中的积极成分,即便其中包含的是正确的指导,也往往难以吸收。
激励则正好相反,它能够营造一个和谐的交流环境,从而有助于提高交流的效率。
在每次领导力课程的教学中,这位管理学教授都会讲述一则故事:有位顾客前往市场选购鹦鹉,其中一只鹦鹉的售价为200元,店主对其介绍道:“这只鹦鹉精通两门外语!”另一只鹦鹉的售价则是400元,店主解释说:“它掌握了四门外语!”而第三只鹦鹉的售价高达1000元,顾客好奇地问:“难道它至少能说八门外语吗?”店主回答:“不,这只鹦鹉只会说一句话,那就是:‘你真棒!’”教授在讲述到此处时,常常以风趣的口吻言道:“担任管理者,若能恰当称赞‘你做得很好’,便已迈出了成功的第一步!”
最终,担任领导职务的我在交流时亦需把握适度,言辞需谨慎,深思熟虑,确保表达准确无误即可。
明白言多必失的道理,我们只需确保观点表达得准确充分,无需持续地反复强调和不断提出要求。言辞过多,可能会让员工产生抵触情绪,这对工作的顺利进行是不利的。
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