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提升工作效率的方法

一、外部提高

1.提前准备

提前的准备动作在任何工作上都能够适用，处理需求亦是如此。

在需求调研的这个阶段呀，依据部门之分、业务流程之不同，要预先全面且充分地筹备一些问题呢，弄清楚自己打算问些什么，如此便有对应的方向啦，在进行交流之际，才不至于被他人带着走哟。要是一直都是需求方主动去说明情况，自身就会缺失展开独立思考的那个过程，没办法精准无误地看清问题的本质呀。

处于需求修改阶段时，要预先设计需求说明文档模版，对于导表需求，该用怎样的描述去呈现；对于开通权限需求，又该用怎样的描述来呈现；针对比较大的需求，对应应描述哪些方面的内容，这些都能够提前制作出一个模版，在持续不断套用这个模版的过程中，进一步持续完善模版。

2.了解业务及问题背景

存在诸多产品功能，其目的在于解决实际业务操作里的问题，唯有在我们对业务现状予以深入知晓之后，方才能够辅助我们针对产品设计方案作出更为精准的决定，而绝不能凭借凭空想象业务场景，不然极易在日后埋下某些会爆发的“雷”，所以千万别节省调研业务场景的时间，调研一回就要把状况弄清晰，有些捷径就是踏踏实实地走！

3.重视重新启动的时间成本

重启任务，需耗费诸多额外时间成本，若不停在多个工作任务间来回折腾，便会无形中浪费大量时间，若只做一件任务，便不会有此损失，这便是专注之人比不专注之人时间利用效率高很多的缘由，大脑开启一件任务时，务必得有必要时间来“热身”。

从一个任务开始起，一直到它结束，没有任何东西能够打断你 。借助仪式，你会对时间愈发敏感，愈发尊重 。在任务的时间段里，只能专注于当下的任务，要尽可能地去除干扰源，微信、QQ 或者邮件都绝对不看 。要是同事有事找你，就让他先去等待 。不仅如此，还应当要求对方做任何事情时，把问题和意见一次性进行收集并提交，碎片化他人的时间是慢性毒药 。

针对不同认知类型的工作，我们要分层处理，在《精进》这本书里，采铜提出了一般任务分解的“三明治模型”，中间部分称作“核心思考区”，此部分思考时需集中精力、极为专注，要尽量用可确保的相对完整时间处理，降低被中断几率，方能高效破解，其余是支持性、补充性工作，这部分相对而言能够“允许中断”。因此，针对需求处理而言，需对需求的操作区间以及思考区间加以区分，特别是核心思考区间绝对不容被打断，万一被打断便会耗费超多精力去还原彼时的思考成果，在这段时间要懂得拒绝，并且其他人要给予充分尊重！

4.学会利用资源

在开展产品方案设计工作之际，一旦碰到存在不确定状况的技术问题，那就一定要跟身为重要角色的开发人员，尽早去开展沟通交流，一方面要判定技术到底具不具备可行性，另外一方面开发环节有时能够提供出更为优质的实现思路。总而言之，要学会尽早明确技术实现此一关键要素，务必避免闭门造车这种行为，如此方可让我们所拥有的方案能够更加顺利地落地 。

存在一些关键性人物，他们在每个需求讨论会议里，起着决定会议结果走向的作用，进而对于某些不太确定的问题点，在会议实施之先和关键人物先行探讨并确定，如此一来不但仅仅提升了会议效率，而且项目会朝着更加积极的方向推进；另一方面，针对能够透过邮件等形式提前发出的会议重要资料，让与会人员尽早知悉问题点儿是什么，这样在会议期间能更具针对性地针对问题开展讨论，而非将时间耗费在问题的了解方面；。

提升团队协作的潜力，存在一些需求，是值得拿出来让众人一同仔细琢磨的，一个人应对问题时的发散能力、深入能力都是存在限度的，经由及时借助团队的力量呀，能够大幅度地缩短思考所耗费的时间，在处理需求期间找出值得深入探讨的部分，第一时间将其解决掉，防止产生对于需求难度的恐惧之感，致使干劲儿有所欠缺，无法做到专注 。

5.抓住关键节点

抓住需求调研的最后

多数情况下，我们是被动接收需求的，没办法决定需求的完整性，这时要做个习惯性举动，询问这个需求完善了没，成熟了没，不需要再修改了没，还要告知需求方一旦开始做，中间就很难再修改，即便中间很好修改，也要强迫自身尽量坚守原则，与此同时强调若在此之后再有修改，肯定会等很长时间，不知能否理解 。

抓住需求应确认的时机

有的时候，需求反复进行修改，是因为没有把握住需求确认的时机，领导顺着一波思路下来，察觉到了一些问题，进而提出了需求，之后转交给了PM，让PM自行处理，只需把结果反馈回来就行。然而，PM在处理需求期间，没有及时给予反馈，以至于时间一久，领导的思路渐渐变得模糊起来。PM将设计成熟的需求文档拿去反馈时，领导已遗忘当时思考过程，此刻回想发现走不通，只能无奈重新思考，凑巧这次思考领导站在另一种角度，原本需求说明没问题，却错过了最佳确认时机，从这角度看需求方案就很蹩脚。所以要确保需求处理实效，时刻紧追原始思路（正确情况下），以免变得过于被动，一直被牵着走。

二、自身提高

1.提高自己的规划潜力

如果你在专注于工作之时老是被打断，那你或许得对自己进行反省，究竟是不是真的属于突发事件呢？去瞧一瞧活动清单中标注为“必做”的那些活动，以及今天位于“ 计划外紧急”区域内的活动。从这些条目里面，能够看得出你在规划阶段有没有规划妥当活动的类型与数量，还有预估的工作时间。计划外的活动越多，预估出现的错误也就越多，通过每一天的记录你便能渐渐弄清楚自己在哪些地方思考得不够充分，随后思考问题的角度也会逐渐变得完整起来。

寻觅一个定时器，罗列一张清单，书写这天所要做的事情，并且依照先做以及后做的顺序予以排列。

表格里有一部分是留给 “计划外的紧急事件” 的，这些事件是没办法提前预料到的，然而又得必须去加以处理的，而当它们在表格里出现的时候，有可能会将全天的计划给推翻啦 。

设定一个称为任务时间的时间段，每一个任务时间是40分钟，在这个期间仅仅干活而不参与别的，在任务结束之后再休息10分钟来解决吃喝、排毒、闲扯以及回邮件。

要是任务时间被清晰地打断，也就是中断无法自行控制，那么任务时间视作无效，跟刚开始的时候没有区别，无法标记X，然而把一个任务完成之后标记X；。

3.要是任务开启之后，有一项工作实现提前完工，那就接着对这个任务展开检查，一直持续到任务规定的时间终结；。

1. 对保护任务时间予以保护， 2. 进行有效告知， 3. 实施快速协商， 4. 针对重新安排中断事宜， 5. 切实遵守约定， 6. 给中断者回电；。

倘若一个大任务所占用的时间，超出了5至6个任务的时间范畴，那么就要进行拆分。复杂的活动呀，是应该被拆分成几个活动的 。

6.不够1个任务时间，就合并。简单任务能够合起来做。

明确任务项，将“下一步动作（计划任务）”予以细化呀（路径划分），好比说：并非“看一本书”，而是“阅读某本书直至第几页亦或是某一章节”。

减少被打断的次数

对那些计划外紧急事物，能够有下列处理选项：

通常被称作紧急的那些活动，一般是能够延迟二十五分钟直至两小时的。依照自身方式去完成活动，然后对紧急任务予以安排。要让这些中断清晰地显现出来 。

于今日待办表格里的“计划外紧急区”，记录下全新的活动，并且填写上跟对方协商好的最终期限。

一天之中，分拨留出一个用于处理任务的时间啦（要是有需要的情况，那就再多一些吧），专门去应对紧急中断的状况哟。

首要去安排，那最不愿去做且极易产生拖延状况的事情于最靠前。待那些不想做的种种事情全部给完成之后，那样便不会留存于脑海之中而连续不断地浮现进而干扰工作时的情绪了 。

2.体会深入思考的重要性

低效的常规表现之一是持续返工修改，其成因，部分或因外界不可抗因素，像业务方临时变更需求导致，然而更多情况是自身未深思便贸然开展下一步骤，未充分思考就贸然行事，极易诸如方向有误、细节疏漏等异常情况出现，这些均会致使效率降低 。

产品新人常有的一个普遍坏习惯是，整理完需求后马上着手写文档、画原型，实际上在需求与原型之间存在一道障碍，唯有通过深度思考把这道障碍拆解后，才能够顺利过渡到撰写文档的阶段，否则极易出现反反复复修改的情形。当想明白后，再去产出文档或者原型，你会发觉这是一件自然而然的事，效率就会自然而然地提升，而且质量也会得到一定保障。这个思考的进程能够称作设计规划，它涵盖“组织信息架构”以及“设定任务流程”这两个步骤。

对所有需求里或许会呈现出的信息予以分析组织，得到组织信息架构，接着要从产品全局的角度再作考量，依循信息重要性等因素为出发点，进行分类规划，如此便能初步形成整个产品的导航结构。这个 steps 的产出物可以是思维导图，它不但能助力我们梳理思路，而且还能在文档中作为优良的沟通资料 。

设定任务流程，就是要把不同的静态信息资料，用一条条线串联起来，以此引导需求方，使其能够无障碍地实现他们的最终目的。这里，“无障碍”是最基本的要求，它强调任务是可完成的，绝不能设计成像迷宫那样，让需求方如同无头苍蝇般，不明白下一步该怎么做。所以，设定一个无障碍的任务流程，也是在画原型图之前，十分重要的一个步骤。

每个任务具备各异的优先级，可从潜在主角数量、使用频繁程度、重要程度这三个维度展开综合思索。通过梳理产品所含的任务流程以及主要任务与次要任务的区分，能明晰业务流程，再加上按第一个步骤梳理的信息结构，进而能够得出页面流程（跳转逻辑）。

再来将问题分解并找到各自的影响因素

存在着这样一种情况 ，一个繁杂的问题常常涵盖若干小问题 ，当我们遇上棘手的问题之时 ，或者是为了能够更优地思索解决方案 ，我们务必要学会尝试把问题予以拆解 ，有可能是依照业务流程的顺序 ，将各个环节独立去思考解决措施 ，进而获得全局的解决方案 ；也有可能是剖析出问题的所有影响因素 ，对其是呈现因果关系还是相关关系的存在加以分析 ，进而寻找到关键因素着重去处理 ，其他小问题或许就会随之顺利解决 。

3.锻炼处理需求的思考过程

于处理需求之际，将更多时间投放于思考当中，而非急切忙着撰写文档，接下来便是没完没了地改改改，针对每个需求都理应问问自己当时进行了哪些思考，脑子不太灵光的要记录下来，如此一来，既查验（表达之意）了工作态度，又能够感知处理需求的进程有无漏洞（办事是否靠得住）。

在开会时做好领导讲话的录音，是我的习惯，为的是：

1.不遗漏任何需求点；

2.得到清晰的、完整的工作方向；

3.开小差的补救措施；

然而，在开会之际，依旧有着属于自身的、独立的思考流程，并非仅仅依靠一个录音便能够予以解决的，应当将那些本来想要讲却尚未说出的言论，以及瞬间迸发出的各类点子，都及时地记录下来，如此这般才堪称是一场完整无缺的会议 。

注意每个流程，珍视自身的每一回思索，即便自身的念头面临被否决，也别使得它被忘掉！

归纳：不存在归纳，上面那些提升工作效率的方式要一次次去读，要是有不合适的地方或者有缺失的地方请留言！