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商业洞察丨 作者 / 刘润

这是刘润公众号的第714篇原创文章

本文首发于得到APP「十万个怎么办」栏目

我在「十万个怎么办」收到了一位用户的提问，

因为疫情，公司决定春节假期之后，先不上班，在家办公。

但是，在家怎么办公呢？

想要跟同事高效地远程协作，应该怎么办？

众多企业，特别是那些美资企业，已经实施了在家办公这一项相对成熟的制度，该制度被称作远程办公。

在特定条件下，员工有权提出在家办公一天的请求，有时甚至可以延续至数日。

跨国公司各办公室的地理位置相对分散，因此，团队间实现跨区域的远程合作便成为了一项至关重要的基本能力。

当前，我国民众正齐心协力应对新冠病毒肺炎疫情，预计众多企业计划推迟复工时间，以便员工能够稍晚一些返回工作岗位，以及稍晚进入办公场所。

晚一点上班并不意味着不开始工作，而是在家办公。

在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。

非常时期，这两件事都特别重要。

然而，我国众多企业实际上并未积累丰富的远程办公经验；在此，我想向大家传授一些心得，探讨如何在家办公中高效地完成远程任务。

— 1 —

在家办公最大的挑战，是远程之下，管理和沟通效率会大大下降。

接下来，我们将对这个议题进行逐步剖析，首先阐述管理和沟通效率为何出现下滑，随后将探讨应对之策。

什么叫管理效率下降？

管理效能出现下滑，主要因为你无法再见到部分员工，这导致你难以迅速地布置任务、调整工作步调；同时，你无法实时了解员工的具体工作状况和遇到的问题，他们也无法及时向你汇报并寻求指导，这样的情况下，团队协作无疑会面临诸多挑战。

沟通上具体会遇到什么问题？

当大家聚在一起时，若遇到难题，只需抬头便可以向旁观的同事提出询问，若需协助，只需一声呼喊，而且大家还能迅速组织起会议，然而，这些在远程办公环境中是无法实现的。

特别是在每个人各自居家隔离的情况下，若家中出现员工未履行工作职责，你实际上难以判断，这或许是因为他们心情焦虑，沉迷于浏览疫情相关新闻而失去了工作热情，你同样无从得知。

这些都会导致沟通效率下降。

怎么办？

我分别是站在公司和员工的角度，给大家说几个建议：

第一个建议，加强定期沟通。

远程办公时沟通显得尤其重要，所以一定要加强定期的沟通。

怎么样加强定期沟通呢？

建议大家要开始实行两个制度：

第一个制度是早会制度；

第二个制度是晚报告制度。

这两个制度是远程工作有效率地基本保障。

什么意思？

在公司任职期间，不论谁按时到达岗位，亦或按时离岗，即便不通过打卡记录，旁人实际上也能一目了然。

可是在家办公，你很难知道一个员工是不是准时上班的。

而准时上班这件事为什么重要呢？

那是因为大家都在同一个时间段上班，才有彼此协同的基础。

即便是在远程办公的情况下，尽管工作的地点发生了变化，但工作的时间安排实际上并未作出调整。

这意味着，在你的家中，工作时间仍保持在每天的上午9点至下午6点，这一时段不可更改，这是由于大家需要保持协作。

怎么才能保证大家都9点上班呢？

所以第一点，建立早会制度。

例如，在上午九点钟，各个部门纷纷在微信群的平台上举行语音讨论会，旨在明确当天的工作安排，以及各自承担的具体任务。

与会者各自在会上简要陈述，大致提及当天计划完成的若干事项，诸如一两项、三两项……

简要地阐述一下即可，实际上最关键的是大家彼此提醒一声，我们开始工作了。

早会制度非常重要。晚报告是什么意思？

既然早会已经召开，今日我们着手进行此事，实则为管理层提供了一个极为关键的参考依据。

晚间时分，各人需借助钉钉或企业微信平台，提交个人工作报告，阐述当天所完成的工作内容，以及每项任务的完成情况，并展示今日工作成果，向团队分享。

因此，在实行远程办公的情况下，早会与晚报告这两项制度显得尤为关键，它们构成了基本的管理策略。

第二个建议，是把目标拆解为任务。

此意表明，企业需学会将原本计划在一天或一段时间内达成的目标，逐步细化为每日需完成的各项任务。

因为很多事情，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时间。

为防止远程工作过程中迷失方向，我们必须将目标细化成一系列具体任务，将目标分解成具体的任务内容。

目标要达成，每天的task也就是任务先要执行到位。

以一个实例来说明，该企业需向消费者提供一套规模庞大的程序，其中可能包含超过三百项不同的功能。

担任项目经理的角色，便需将此目标具体化，明确指出本周需完成哪些任务，以及今日应做什么工作。

今日的工作安排，首要任务是拨通客户电话，就项目规划进行深入交流，同时，在疫情期间，我需在家中完成设计方案。

其次，我计划与我的团队举行一次会议，旨在明确节后我们将要推进的三个核心提案的具体方向，并要求我的团队负责提供这三个方向的基础设计方案。

瞧，将目标细分为按日划分的任务，这实际上是在提升个人的管理技能。

第三个建议，公司要为大家准备好线上协作工具。

我们现今使用的沟通手段已经相当先进，诸如微信、企业微信以及钉钉等众多即时通讯工具。

然而，在办公过程中，大家常常需要依托同一份或同一系列文件进行协作，但即时通讯工具却无法传输大容量文件。

所以给大家介绍几个工具。

在处理文档时，众人可以选择使用诸如石墨、Office365等工具，这些软件均能实现多人对同一文档进行实时编辑的功能。

在撰写项目规划或撰写报告的过程中，老板、助理、项目经理以及策划员工等团队成员，常常会齐聚在电脑前，你一言我一语，共同商讨如何对文档进行修改，力求使其完善。

此刻，借助石墨或Office365平台，众人得以在线对同一篇文档进行实时编辑，如此一来，便实现了协作编辑的目标。

传输类，我推荐可以用网盘。

例如，众人需将每日工作成效悉数上传至百度网盘，待日暮时分，众人得以一睹彼此所提交的业绩，随后以此为基础，继续展开次日的工作。

百度网盘之外，钉钉和企业微信里面都有类似的功能。

此外，我们还有用于团队沟通与协作的软件，这类软件主要用于协助大家完成项目管理任务。其中，像Teambition这样的工具尤为典型，我在《5分钟商学院》中也曾对其进行了介绍。

比如前文第二个建议中，我们把目标拆解成任务。

此刻，若我们运用Teambition等类似工具，便能在该软件界面上一一设立“任务”，并明确3W原则——即任务的具体内容、负责执行的人员以及规定的完成期限。

这样就可以大幅提高团队协作效率。

还有以前要开会，开会怎么开呢？

当然，您依然可以继续使用微信，不过若需召开视频电话会议，现在市面上已有众多基于互联网的视频通话工具可供选择，例如腾讯会议，您只需在网上进行搜索即可找到相关信息。

从企业视角出发，上述三点建议已阐述完毕；接下来，我将从个人立场出发，提供一些额外的意见。

— 2 —

我本人长期从事出差工作，对于我而言，远程办公已成为日常；而我的员工们，与我相似，同样习惯了远程办公的形式。

在家办公，工作效率很容易变差。

为什么？

因为一开始你会觉得特别舒服，无拘无束。

然而，不久之后，你便会感到异常不适，甚至工作效能显著降低。这主要归因于缺乏约束。

怎么才能提高在家工作的效率？我给大家分享几个经验。

第一个，准时起床，穿戴整齐。

我常在酒店客房内处理工作，有时也会选择在家中办公。对此，我给自己设定了一条至关重要的规则，那就是早晨起床后务必着装得体。

不要误以为换上家居服会感到惬意，若是身着睡衣享用早餐，餐后便懒洋洋地倚靠在餐桌旁，随后便着手开始工作。

这个时候你会特别容易分神，因为你进入不了状态。

务必将起床视为日常工作的开始，按时起床，穿戴整齐的服装，这体现了一种庄重和仪式感。

这种庄重感能够使你迅速进入工作状态，并在很大程度上提升你的团队协作效能。

第二，一定不能在休息区域办公。

相反地，切勿在办公区域进行休息，而在家中，应当将处理这两项事务的地点区分开来。

如果你家里有书房，把书房当成你的办公场所。

清晨从卧室内走出，整理好衣着，手持背包，庄重地踏入书房，关闭房门，这一刻便如同你踏入办公室，准备开始一天的工作。

这一步骤至关重要，务必在此处将所有工作所需资料整理妥当，切记，切勿在此处入睡。

第三，清晰地区分好工作和休息时间。

居家办公对公司来说，是对其将目标细化为具体任务执行力的考验；而对于员工来说，则是对其界定工作与休息界限能力的极大挑战。

这是什么意思呢？

工作到兴起时，你可能会突然心生一念，想要在沙发上小憩片刻。

躺下来就想，那我打开电视看一会儿，休息一下……

一看就是很长时间。

在家办公难以集中注意力，这构成了一个重大的挑战，然而，这同样是对个人意志力的一种极大考验。

怎么才能清晰地区分好工作和休息时间呢？

大家不妨尝试采用番茄工作法，即把工作时间设定为25分钟一周期，在这25分钟内，需将手机静音，避免触碰任何事物，并向自己承诺，在这段时间内以及番茄钟响起之前，其他任何活动都应暂停，唯有全神贯注于工作。

经过25分钟的连续工作，我们应暂停5分钟，期间可以轻松一下，比如倒杯水、去洗手间，或者浏览其他书籍，这些活动都是可以的，待5分钟的短暂休息过后，我们再继续下一轮25分钟的工作。

中午的时候，你当然可以在家里面做点东西吃，这是在家的好处。

同样，你需为自己安排，仅限于在12点到1点这段时间内进行该活动，这期间是专属于你的休憩时光。

餐后佩戴口罩外出散步，呼吸点新鲜空气，活动活动筋骨，这样的习惯同样十分关键。

到了下午1点钟再回来上班，6点钟下班。

工作结束之后，你可以走出书房，亦或是将置于餐桌上的电脑移开，从而正式步入休息时光。

你对自己说，工作已经结束，现在正是时候，将身上的正装换成了舒适的家居装扮。

明确划分工作与休闲时段，如此一来，即便是在远程办公的情况下，你也能保持工作效率，同时实现工作与休息的和谐平衡。

若公司中每位员工均能出色完成此事，实则对公司整体管理水平及员工个人自我管理能力均有显著提高。

最后的话

以上，是我分别站在企业和员工角度给大家的6个建议。

希望能帮到在家办公的你。

在此之际，我还想向大家透露一则消息，那就是对Teambition表示衷心的感谢。在「十万个怎么办」栏目中阅读了这篇文章后，他们主动与我们取得联系，并表示在当前这个特殊时期，他们正筹划开展一项旨在助力企业实现“远程办公”的举措。

什么事呢？

他们决定：

Teambition的企业版服务将免费提供给用户使用，直至5月1日截止。

2、参与抗击疫情的企业，可升级至企业专业版。

为了便于众多企业迅速掌握操作技巧，增强团队协作效能，他们特别推出了「远程协同指南」这一知识库。