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我认为,CIO最为关键的沟通对象应当是其直接或间接的上级,无论是首席执行官、首席运营官,还是副总的级别。
在长达十余年的职业生涯中,我接触过众多领导,这些经历使我深刻认识到,大部分领导者都具备以下相似特点:
比较喜欢部下反映问题时,提出多个解决方案供其选择;
喜欢部下能站在自己的角度思考问题、替其排忧解难;
喜欢部下及时提供有效的内外部信息,且同时提出自己的建议;
喜欢部下提出的建议既有高度与前瞻性,又切实可行;
欣赏下属在陈述观点、见解或提议时,不仅敢于发表个人意见,而且能够辅以有力的证据、详实的信息或可靠的统计数据。
喜欢部下懂专业、效率高、懂礼貌、悟性好且善解人意;
都不喜欢部下问自己怎么办或只提供“一条路”,让他没有选择;
部下若不理解领导意图,未能准确领会任务要求,导致工作出现偏差,缺乏条理,时常遗漏细节,突发事件层出不穷,同时缺乏对企业伦理的认识。
我对下属总是说“我以为”“我知道”这种行为感到不悦,尤其反感他们未经请示擅自做主,导致出现无法挽回的漏洞,或者出了问题后推卸责任,不敢承担责任,还倚老卖老不思进取。他们埋头苦干却什么都不汇报,让领导摸不着头脑,自以为是,还自认为功高权重,拉帮结派,威胁领导。
在我看来,在与上级交流的过程中,CIO需充分考虑每位领导的工作个性,并融合企业文化,同时应关注以下几个沟通与互动的要点:
领导交代的任务必须迅速接受处理,即便无法立即给出解决方案,也应当及时反馈工作流程或进度,确保领导了解事务的推进情况。如此一来,一旦需要他的协助,便能及时伸出援手。
若你的上司偏好亲自交谈,那么在CIO进行工作汇报时,不宜仅以书面形式提交报告;相反,他应在面对面交流完毕后,再以书面报告的形式进行记录。
一旦领导给出口头指令,需立即记录下来,并依照其指定的时点和方式提供相应的回复。
给领导的请示得到批示后,应将复印件提交领导或其秘书。
若未事先与上级进行沟通,不宜直接向领导提交书面形式的请示报告,这样做可以减少因沟通不畅和解释而产生的困扰,更不应通过秘书作为中介进行传递。
领导们通常事务繁重,因此作为CIO,他需擅长把握各种时机,随时随地与领导进行交流。这种交流不必局限于正式的办公室环境,有时候在更为轻松的氛围中,沟通的效果可能更为理想。
在与高层领导进行直接交流时,沟通的语言需力求浅显易懂、简洁明了,对于较为复杂的内容,可以通过图表、比喻或故事等形式辅助说明,确保领导能够充分理解。同时,应注意避免一次性传达过多信息,以免领导难以记忆或把握关键点。
与领导面对面沟通或交往中,CIO一定要有适当的肢体语言。
CIO的书面报告或请示需确保表述清晰、简练。针对年长领导,建议采用较大字号进行打印。即便内容复杂,也应尽量在一页纸上呈现核心信息,具体细节可通过附件进行详细说明。
某些管理者可能并不习惯于及时查看电子邮件,所以当CIO遇到紧急情况时,应当选择拨打电话或发送短信与领导沟通;同时,对于领导的邮件或短信,也应当迅速作出回应。
电子邮件的使用已经相当广泛,发送关键邮件后,务必核实上级是否已接收;若涉及多位相关领导,邮件需同时发送给多人;同时,为了防止邮件出现失误或遗漏后续跟进,建议也给自己留一份副本。
领导主持的这场关键会议,CIO不仅要提前准备发言内容并遵循会议纪律,还需在会议过程中留意领导的非言语表达,如面部表情和身体动作。在发言时,应尽量避免照本宣科,同时保持与在场领导的目光交流,以便根据情况灵活调整自己的发言内容和语速。
CIO在向领导汇报经费问题时往往面临极大挑战,因此务必确保领导充分了解资金投入的成效。在沟通时,不能仅局限于IT领域的视角,还需从解决业务或管理层面的问题入手。如此一来,与领导就投资决策达成一致意见将更为顺畅。
领导在决策过程中难免会出现考虑不周或决策失误的情况,对此,作为CIO应当予以理解。
在CIO与领导层之间,本质上存在着一种职业伙伴的关系,双方间的互动应保持适当的频率,然而,对于彼此的尊重、理解与支持这一核心原则是必须坚守的。
即便各位领导的性格、工作风格和日常习性千差万别,只要CIO全力以赴地承担起自己的职责,并维持一个与领导期望相吻合的进步节奏,就无需担心与领导间的交流。再者,CIO出色的沟通技巧,能够让下属通过观察,掌握并熟悉领导的沟通技巧,这一点极具价值。另外,与领导秘书建立良好的关系,同样是一项不可或缺的工作。例如,为年龄稍长的领导们传授基础的电脑应用及操作技巧,秘书人员无疑是最佳选择。
与上级保持顺畅的交流与互动,是CIO职业生涯成长的关键基石。向上级汇报是一项需要终身学习、不断探索的技艺,CIO们必须投入精力深入研究。
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