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前言

你要思考你做这件事的目标是什么？你为什么要做这件事？

上述台词是否很熟悉呢？传统时间管理方法常常倡导自上而下进行规划，即先设定远大目标，接着将其分解为具体行动。然而，对于资源紧张、时间受限的普通人而言，这种方式通常是难以行得通的。

在一次部门会议中，董事长对员工们进行鼓励，他说：“你们要把业余时间利用起来，多去学习和阅读。”这名员工则无奈地表达：“工作已经将我们的大部分时间占据了，确实没有空闲的时间。”

董事长生气地说：我每天要处理很多重要事务，我都能坚持每天阅读一小时。你们呢？为什么不行？

他或许未曾考虑到，自身拥有丰富的资源，还能够自由分配时间。然而，我们这些普通员工，时间早已卖给了老板，并且经常需要加班，高强度的工作任务将时间填得满满当当。下班后，整个人疲惫不堪，完全没有精力和时间去进行学习与阅读。

GTD方法论

相比之下，GTD 运用了自下而上的方式。它强调先对眼前的具体任务进行处理，从手头的任务开始做起。然后逐层清理障碍。这种方式在应对现实生活中的时间管理挑战时更具优势。

在日常工作时，我们常常被那些琐碎的杂事所包围，很难将注意力集中在个人成长上。而 GTD 凭借着一套科学的流程，把这一难题给解决了。它能够帮助我们很高效地处理日常的任务，从而把时间和精力释放出来，为我们的自我提升创造了条件。

美国著名的效率管理专家戴维·艾伦在《搞定 1》中提出了 GTD。GTD 的核心包含五个步骤，分别是收集、理清、组织、回顾和行动。这一系统化流程的目的是帮助用户全面掌控个人事务，从信息收集开始一直到执行结束，每一步都能减轻负担，提升效率与生活质量。

全面收集

GTD 方法的第一步是进行全面收集。这一步要确保把所有的待办事项都记录下来。其目的在于释放你的大脑，让大脑能够更高效地工作。

许多人构建的收集系统失败，根源在于忽视了及时记录灵感和任务的重要性。这看似是微不足道的事情。这些未被记录的事务会持续占用大脑资源，从而影响大脑处理其他事务的能力。

在日常生活里，我们时常会突然想到某件事，可却没有记下来，紧接着就把它给忘记了。不过，这些被称作“忘记”的情况，实际上依然在悄无声息地占据着我们的大脑资源。

想象一下，将人脑比作电脑。那些你以为已忘记的事项，其实并未真正消失。它们依旧在后台运行，并且占用着资源。过多的后台任务，最终有可能导致系统崩溃蓝屏。

朴拉马·库马里斯曾指出：

悬而未决的事务有两个存放之处，一个是任务所在的实际位置，另一个是你的大脑。大脑里未完成的事情会对人的心志造成折磨，进而使人分散注意力。

这种持续的分心与压力会致使你对收集系统不再信任。倘若这个系统无法可靠地协助你去追踪任务，那么你或许就会停止使用它。

就像和别人合作一样，如果某个人老是失误误事，时间长了，你肯定就不愿意再和他合作了。所以，养成良好的收集习惯，再配上合适的工具，这是保证系统能有效运行的关键。

理清与组织

在 GTD 方法里，“理清”这一环节是判断和归类事务的重要步骤。它凭借一套清晰的逻辑流程，有助于我们高效地处理各种事务。刚开始的时候，或许需要借助流程图来帮助理解，然而随着实践的不断深入，大脑会自然而然地形成快速反应机制。那我们来看看整个流程图究竟是怎样的吧。

流程图中的第一个元素为“材料”。这些“材料”包含了所有引起我们注意的事项，然而这些事项尚未明确具体该如何处理。它们属于未经整理的信息，正等待着被分类以及进行具体操作。

它的覆盖范围很广，涵盖日常物品，也涵盖办公用品，还涵盖突发的想法以及任务。为了对这些“材料”进行处理，我们需要自问两个问题，一个是这是什么，另一个是我需要对它采取行动吗。

首先判断其性质，明确是单纯信息还是待办事项；其次决定是否需要立即进行处理。对于那些不再需要关注或采取行动的信息，把它们标记为“垃圾”。对于那些暂时不用但未来可能有用的信息，将其存入“将来可能”清单。对于参考资料，单独进行归档，以应对不时之需。

对于需要行动的“材料”，持续追问“下一步行动是什么？”。若答案表明需要多个步骤才能完成，或者属于某个项目，就将其存入“项目”清单。

此时引入“两分钟原则”：如果能够在两分钟内完成，就立即执行；如果不能在两分钟内完成，就考虑是否可以委派给他人，也就是你自己不是完成该任务的最佳人选。如果可以委派，就将其移至“等待”清单；如果不可以委派，就根据具体情况，将其放入“日程表”或“下一步行动”清单。

“两分钟原则”在 GTD 方法中极为重要。书中对其定义为：对于任何任务，保留、跟踪并最终完成它所耗费的时间，比立刻完成它所耗费的时间要长。也就是说，这是一条提升效率的捷径。倘若一件事根本不值得你去完成，那就将其丢入垃圾桶；但只要这件事是你迟早要做的，就需要考虑到“效率”这一因素。

在 GTD 实践过程中，“理清”和“组织”通常是相互辅助、相互促进的。虽然对于初学者来说可能会有学习的先后顺序，但最终的目标是让“理清”和“组织”能够完美地衔接在一起。通过“理清”这个步骤，我们能够在“组织”这个环节中明确地划分出七大核心清单。

“理清”以及“组织”的意义在于使某个事项所处的位置与它的意义相契合。这样的系统能够让大脑摆脱那些低层面的思维，将精力投入到更为重要的事情里，同时不会留存任何未被处理的事务来分散自身的精力。

“理清”和“组织”的过程就如同收到了一堆快递。起初，我们并不知道这些快递里装的是什么。当我们拆开这些快递后，会根据物品的属性将它们分类存放。例如，近期需要用到的参考书会放在书桌旁，这些参考书属于“参考资料”；暂时不用但未来可能用于装饰房间的精致饰品摆件会放在储物箱中，并标注“将来可能”；朋友寄来的特产美食，我们想分享给同事，但由于没时间亲自送去，便请顺路的同事帮忙捎带，这就类似于委托他人的“等待”清单。原本混乱的快递被整理后各归其位，这样在需要的时候就能迅速找到并使用。这就如同在 GTD 体系里对各类事务进行理清和组织一样，能够让生活和工作变得高效有序。

回顾

在实施 GDT（Getting Things Done）时，要确保系统高效运作，关键是建立一个合理的回顾机制。此机制可分为两大类，一类是知识回顾，另一类是事务回顾。

很多人在日常工作中会有丢三落四、粗心大意的表现，也可能未能好好利用收集的信息和记录的知识，这通常是由于他们缺少一个合理的回顾机制。建立并遵循这样的回顾机制，我们就能大幅提高工作效率，降低错误和遗漏的发生。

行动

在确保任务清单没有遗漏之后，我们就能够开始执行阶段。执行阶段的核心内容是：在合适的时间和地点开展合适的工作，这看起来简单，但实际上常常充满挑战。为了能够有效地执行，我们可以参照戴维·艾伦提出的“四标准法”来确定具体行动的时机，这四个标准分别是：

你现在处于家中，拥有一小时的空闲时间，并且感觉精力充沛。按照“四标准法”来看，最适宜的选择或许是看书或者进行学习，而不是躺在沙发上刷短视频。只有这样，才能够充分地利用好时间和精力。

刚开始实践“四标准法”时，会遇到诸多问题。因为习惯的形成需要时间。所以要给自己一些耐心，慢慢去适应这个过程。随着时间不断流逝，你会发觉，自己在正确的时机做正确的事情越来越得心应手，进而能够大幅提高效率和满意度。

在收集阶段，需以快速且低成本的方式收集能引起注意的材料。接着，要对这些材料进行理清和组织，以判断其属性和归属。通过回顾，来检查是否有遗漏的情况，并结合已积累的知识去执行相关操作。执行完毕后，还需要进行事后回顾，从而形成一个循环。

网上有一张图片，它可以直观地展示 GTD 的全流程，现在分享给大家。如果想要深入地去探究 GTD，那么推荐大家阅读《搞定 1》这本书。

GTD实践

“工欲善其事，必先利其器”。这句话对于我们这些想要将 GTD 理念落地生根的人而言，是非常贴切的。现在，我要分享个人依据 GTD 原则构建的任务管理系统的心得，希望能给你在寻找合适工具与方法的过程中带来启发。

我们首先来看目录结构，它主要有四个步骤，分别是收集、组织、行动和回顾。需要说明的是，“理清”和“组织”通常是相辅相成的，所以把“理清”与“组织”合并为一个组织步骤了。

收集

在收集这一步，我们需要做的是用尽可能低的成本、以快速的方式收集各种信息。如果收集的过程十分麻烦，那么我们很大概率是不太愿意使用的。

我会使用 FlowUs 的微信剪藏功能，因为这样在日常生活工作中收集起来最为方便。为了更便于日常收集，你可以将 FlowUs 的微信剪藏添加到桌面，这样点击后就能跳转至输入页面。具体操作如下：

为使收集系统能更好地运行，我精心制作了一个收集流程图。接下来为你详细介绍在日常使用中，当通过手机和电脑进行操作时，关于文章、文字、图片、资料以及视频这 5 种不同类型信息的收集方式。

首先是手机端的收集方式：

接下来是电脑端收集方式：

有个问题在于，我们剪藏的信息存于剪藏列表中，这需要我们之后再去整理。任务信息归属于任务列表，知识信息归属于信息列表，然而这达到了我们快速收集的目的。

理清与组织

完成收集工作之后，接下来的关键步骤是“理清”和“组织”。这两个步骤都是在组织页面中进行的。

组织页面包含了事务列表、日程表以及人际任务。事务列表汇集了从收集页面获取的事务信息。日程表可以帮助我们清晰地查看自身的日程安排，并且能有效规避在安排任务时出现的时间冲突。

对于人际任务，不需要在收集阶段进行操作，而是要等到时机合适的时候再进行统筹安排。例如，我今天需要对某一位用户进行回访，以了解其使用系统的情况。

接下来探讨一下一个任务所涵盖的信息类别。

这里主要分为以下四大类：一是基础信息；二是任务资源；三是更多信息；四是项目信息。

基础信息包含开始时间、截止时间、延期/完成时间以及归档（表示完成）这些字段，从字面来看比较直观，在此不做过多解释。

重点关注“状态”这个字段，此字段包含了多种不同状态，如进行中、将来可能、等待、跟进中、延期、待复盘、搁置等。

事务的状态是事务流转的关键要素，凭借它能够确定事务所属的清单。具体而言，进行中的状态对应的是「行动」清单，会在行动页面展示，需要完成；延期的状态对应的是「行动」清单，会在行动页面展示，需要完成；待复盘的状态对应的是「行动」清单，会在行动页面展示，需要完成。将来可能的状态对应的是「将来可能」清单，会在组织页面的“将来可能”区域展示，后续需再次理清与组织。等待的状态对应的是「等待」清单，会在行动页面的等待事项中呈现，无需立刻处理，但仍要跟进其完成情况；跟进中的状态对应的是「等待」清单，会在行动页面的等待事项中呈现，无需立刻处理，但仍要跟进其完成情况。

此外，项目清单是依靠项目和子任务来承载的，然而这并非此次分享的重点内容。关于目标设定与项目管理的相关内容将会在下一个视频中进行介绍。日程表与行动页面的日程表相对应。项目的辅助资料和参考资料是通过“信息”这一部分来承载的。

知识回顾

综上所述，这就是系统与 GTD 中“理清”和“组织”的对应关系。在实际进行组织页面事务安排时，除了要填写基础的时间、优先级等字段，还需要考虑任务资源。这实际上与回顾过程中的知识回顾环节是相对应的。

这一环节非常重要。很多人在进行知识管理或者事务管理的时候，常常会把两者的信息分开。他们会使用不同的软件来分别管理这些信息。这样就导致了信息的割裂。使得他们难以有效地运用积累起来的信息和知识。

当我们回顾后确定没有问题且没有遗漏时，就为这个事务设置相应的状态，这样事务就能依据设定的状态转移到不同的清单里。例如，若将事务的开始时间设定为今天，截止时间确定为明天，优先级设为空，状态设为进行中，那么此事务就会在行动页面“时间管理四象限”中“紧急不重要”的象限里出现。

行动（时间管理矩阵）

行动环节会在执行页面依托时间管理矩阵来承载。时间管理矩阵一般指“时间管理四象限法则”。该法则是由美国管理学家史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯》一书中提出的。

该法则将事务依据重要程度和紧急程度这两个不同方面划分成四个“象限”。其一为重要且紧急；其二是重要不紧急；其三为紧急不重要；其四是不重要不紧急。

理论上，我们应尽量避免去做那些事务。这些事务属于第三和第四象限。这类事务是紧急的，但对我们而言并不重要。它们对个人成长与目标实现的帮助很小，甚至可能有副作用。

在实际生活里，存在着不少状况。例如，我们常常会遇到重要但不紧急的事务占据了大量的时间，同时也经常被重要且紧急的事务压得喘不过气来，由于匆忙处理这些事务而导致漏洞百出。这种糟糕的循环状况，使得我们在工作和生活中常常会选择第四象限的事务来舒缓压抑的情绪。

拿工作而言，我们时常需要应对上级突然下达的紧急任务。当重要且紧急的项目临近截止日期时，我们只能通过加班加点的方式来完成。以至于到了深夜回家后，我们已经非常疲惫，没有精力去学习提升，只能借助刷手机来让自己放松。

大部分领导可以说是 GTD（时间管理）的高手。他们会把许多对自己而言紧急但不重要的事务分配给下属，这样他们自己就能集中精力去处理重要且紧急的事务。

由此可以清晰地看出，对于大多数普通的人来说，常常是处于“重要且紧急”以及“不重要但紧急”这两个象限里面，并且很难从中脱身。

原因是：第一象限和第三象限的事务，很多时候并非由个人掌控。而第二象限和第四象限的事务，是在我们的掌控范围之内的。因此，我们得在那些能够掌控的事情上做好自我管理。

所以我始终认为，娱乐是不可或缺的，同时也需要适度。如果沉迷于不必要的娱乐（第四象限），就往往会导致个人成长停滞（第二象限），最终可能会追悔莫及，比如会抱怨“为啥以前没有好好读书”“为啥以前没有怎样怎样”。

我们能够借助时间管理矩阵的四个象限，弄清楚自身哪些事务是必须抓紧去处理的，哪些事务是与个人成长相关的，哪些事务属于无意义的娱乐。接着结合 GTD 理论，让自己一直保持高效的状态，如此便能快速地处理好重要且紧急、紧急但不重要的事务，为重要但不紧急的事务争取到更多的时间。

回到系统中，我通过优先级来表示任务的重要性，用截止时间来表示紧急程度，四个象限的判断条件如下：一是……；二是……；三是……；四是……。

回顾

行动之后进行回顾是关键环节。它能让我们的大脑从紧张的工作状态中得到放松。大脑能清晰知晓哪些事情已经做完，哪些还需明日处理。这样就能做到心里有底，让大脑安心休息。

这里的回顾不是单调的活动，而是根据时间跨度来区分的。其中有日回顾，有周回顾，还有月回顾，它们各自有着不同的侧重点。

复盘是一种深度反思的方式。它不同于日常的回顾，而是聚焦于特定事件或项目的整个流程进行分析。它能够帮助我们从失败中吸取教训，从成功中提炼经验，是推动个人成长进步的强大助力。日常回顾虽然也很重要，但并非本次重点，后续若有机会，会再进行分享。

我们最常用的是日回顾，所以首先进入的是日回顾页面。像习惯打卡、信息回顾、知识回顾等虽然也重要，但并非本次重点，后续有机会再进行分享。

在实际操作时，通常我每天晚上会快速回顾当天的工作。早上会制定新的计划，然后开始实施。晚上再对当天的工作进行复盘。这样就构建起了一个 PDCA 循环。这种方式有利于更高效地管理时间，能显著提高工作效率。

总结

GTD 乍一看似乎是比较复杂的，《搞定 1》这本书也比较厚。但实际上真正去实践的话，并没有我们想象中那般困难。当遇到问题时，你能够把书籍当作使用手册来进行阅读，哪个步骤有问题就去读哪里。

GTD 的方法论并非只能依托特定载体，FlowUs 工具可以运用，滴答清单工具可以运用，锤子便签工具也可以运用。关键是要有一套科学完整的流程，以此来指导我们处理引起关注的信息。

今天的内容到此结束。我是如卷青年——天翊，我是一名硬核笔记探索者，也是一名知识管理践行者。期待我们下期能够再次相见。倘若再也无法见到你，那么祝你早安，祝你午安，祝你晚安！